Ochrana osobních údajů

Zpracování a ochrana osobních údajů uživatelů v Krajské knihovně Františka Bartoše ve Zlíně, příspěvkové organizaci

 

Osobní údaje uživatelů a činnosti knihovny

Krajská knihovna Františka Bartoše ve Zlíně, příspěvková organizace (dále jen KKFBZ) zpracovává osobní údaje uživatelů, jsou-li nezbytné pro poskytování knihovnických a informačních služeb. KKFBZ je správcem osobních údajů svých registrovaných uživatelů, zákonných zástupců registrovaných uživatelů do 15 let, jednorázových uživatelů internetu a dalších uživatelů. KKFBZ zpracovává osobní údaje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) a návaznou legislativou České republiky.

 

Účelem zpracování osobních údajů je evidence registrovaných uživatelů KKFBZ, evidence uživatelů internetu (kteří nejsou registrovanými uživateli), evidence účastníků vzdělávacích kurzů, seminářů, exkurzí apod. pořádaných KKFBZ a administrace poskytovaných služeb. Nedochází přitom k automatizovanému rozhodování, ani k profilování.

 

Tento text podává stručný úvod do problematiky, úplný přehled o ochraně osobních údajů zpracovávaných v KKFBZ podává Knihovní řád, zejména jeho příloha číslo 4 Zpracování a ochrana osobních údajů uživatelů v Krajské knihovně Františka Bartoše ve Zlíně, příspěvkové organizaci.

 

Jaké údaje shromažďujeme a k čemu je využíváme

KKFBZ je otevřený prostor a její služby může využívat každý. Základními dokumenty upravujícími práva a povinnosti knihovny i uživatelů jsou Knihovní řád KKFBZ a návštěvní řády Ústřední knihovny a obvodních knihoven. Některé služby může knihovna poskytovat pouze konkrétnímu uživateli, a potřebuje proto znát jeho osobní údaje. Jde zejména o půjčování dokumentů mimo prostory knihovny (tzv. absenční) a služby na to navázané (správa čtenářského konta, rezervace a objednávky, historie výpůjček), ale i některé služby poskytované přímo v prostorách knihovny (rezervace prostoru, evidované prezenční výpůjčky). Tyto adresné služby nabízíme registrovaným uživatelům, kteří se ke službám přihlašují vyplněním přihlášky.

 

Údaje pro poskytování knihovnických a informačních služeb

Pro půjčování dokumentů uživatelům mimo prostory knihovny potřebujeme základní údaje o tom, kdo chce tyto služby využívat, jako je jméno a příjmení, datum narození, adresu a údaje o průkazu totožnosti, v případě dětí do 15 let pak potřebujeme stejné údaje od jejich zákonného zástupce. Tyto údaje jsou zpracovávány zejména z důvodu ochrany knihovního fondu, kterou knihovně ukládá Knihovní zákon č. 257/2001 Sb.

 

Knihovna dále zpracovává údaj o tom, že je uživatel držitelem průkazu ZTP nebo ZTP/P v případě, že si uživatel přeje čerpat výhody s tím spojené (například registraci zdarma nebo možnost využívat zvukovou knihovnu) nebo údaje pro stanovení výše registračního poplatku (student, důchodce).

 

Kontaktní údaje, jako je e-mailová adresa nebo telefonní číslo využíváme pro efektivnější komunikaci s uživateli a pro jejich informování o splněných rezervacích a objednávkách. Prostřednictvím svého čtenářského konta si může uživatel nastavit, jakým způsobem chce oznamování vyřízených služeb dostávat. Poštovní adresu uživatele využíváme, pokud si uživatel přeje tímto způsobem vyrozumět o splněné rezervaci, ale také pokud je nutné jej upomenout o nevrácené výpůjčky.

Upozorňujeme, že některé zprávy knihovna zasílá pouze elektronicky. Jde například o upozornění na blížící se konec výpůjční lhůty. Tyto zprávy Vám tedy můžeme odesílat, pouze máme-li Váš správný e-mail.

 

Knihovna uchovává historii výpůjček a záznamy o použití knihovního průkazu a pohybu knihovní jednotky pro případ řešení sporných situací i pro přehled uživatele o jeho čtenářské historii. V případě, že si uživatel nepřeje historii výpůjček uchovávat, může požádat o její jednorázové smazání prostřednictvím referenta pro správu osobních údajů (i opakovaně).

Na základě znalosti uživatelů, kteří knihovnu pravidelně využívají, a jejich potřeb, můžeme své služby rozvíjet. Údaje z výpůjční činnosti mohou posloužit např. k rozvoji knihovní sítě, otevírací doby nebo nákupu nových dokumentů.

 

Záznamy z kamerového systému

Vstupy a vybrané prostory budovy Ústřední knihovny jsou z důvodu ochrany majetku a bezpečnosti osob sledovány kamerovým systémem. Vstupy do prostor sledovaných kamerovým systémem jsou zřetelně označeny piktogramem. Informace o kamerovém systému jsou k dispozici na recepci 14|15 Baťova institutu, který je správcem údajů z kamerového systému. Vstupem do knihovny uživatelé berou na vědomí, že jejich pohyb může být monitorován.

 

Jak dlouho osobní údaje uchováváme

Údaje uchováváme po dobu, po kterou má uživatel platnou registraci, prodlouženou o dva roky. Během této doby má tak uživatel možnost si registraci jednoduše obnovit, aniž by přišel o historii svých výpůjček. Po uplynutí této doby údaje zachycené v počítačových databázích knihovna likviduje vymazáním základních a dalších (nepovinných) údajů. Papírové přihlášky a ostatní dokumenty v listinné podobě se likvidují jejich skartací za dodržení podmínek skartačního řádu knihovny. O likvidaci svých osobních údajů může uživatel požádat i dříve, pokud si již nepřeje využívat služeb knihovny, a to písemně na adresu referenta správy osobních údajů nebo osobně v knihovně. Samozřejmě nelikvidujeme údaje uživatelů, kteří mají půjčené knihy nebo mají vůči knihovně jiný nevyrovnaný závazek.

 

Kde své údaje najdete

Náhled na většinu osobních údajů, které knihovna o uživatelích uchovává, nabízí on-line čtenářské konto, které je dostupné každému uživateli po přihlášení (uživatelské jméno, heslo) na webových stránkách knihovny www.kfbz.cz. Čtenářské konto nabízí nejen přehled údajů o osobě (identifikační a kontaktní údaje), ale také přehled aktuálních výpůjček, informace o historii výpůjček, zadaných rezervacích a objednávkách, požadavcích na meziknihovní výpůjční službu apod.).

 

Uživatel má právo požádat si o přístup ke svým osobním údajům zpracovávaných knihovnou, tento výpis může získat i v elektronické podobě. První výpis poskytneme zdarma do jednoho měsíce po obdržení žádosti a potřebném ověření totožnosti žadatele. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. O tomto prodloužení je žadatel informován do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad. Žádosti vyřizuje referent pro správu osobních údajů.

 

Aktuálnost a oprava osobních údajů

Knihovna se snaží udržovat uchovávané osobní údaje aktuální, při osobním prodlužování platnosti registrace se proto na jejich aktuálnost ptá a správnost ověřuje dle potřebných osobních dokladů. Prosíme uživatele, aby změnu osobních údajů oznámili knihovně při nejbližší osobní návštěvě. Některé osobní údaje si uživatelé mohou sami upravit ve svém čtenářském kontě (e-mail, telefon).

 

Zpracování osobních údajů jinými subjekty

V některých případech knihovna využívá služeb dalších zpracovatelů, kterými jsou firma KP-SYS při správě knihovního systému, firma ORIS PLUS při správě a údržbě prvků RFID systému ochrany knihovního fondu, firma Internext při připojení k internetové síti, Moravská zemská knihovna v Brně při zapojení do Centrálního portálu knihoven a 14|15 Baťův institut při zajištění služeb ICT.

 

Osobní údaje pod kontrolou

Knihovna spravované údaje zabezpečuje, k bezpečnosti však můžete přispět i vy svým odpovědným chováním. Nepůjčujte knihovní průkaz dalším osobám, přihlásit se do knihovny může každý. Nesdělujte přihlašovací údaje k čtenářskému on-line kontu dalším osobám. Heslo si volte v souladu s doporučeními pro bezpečné heslo.

 

Web knihovny a soubory cookies

Webová stránka knihovny používá službu Google Analytics, poskytovanou společností Google, Inc. Služba Google Analytics používá souborů cookie“. Cookie je krátký textový soubor, který navštívená webová stránka odešle do prohlížeče. Umožňuje webu zaznamenat informace o vaší návštěvě, například preferovaný jazyk a další nastavení. Příští návštěva stránek tak může být snazší a produktivnější. Soubory cookie jsou důležité. Bez nich by procházení webu bylo mnohem složitější. Soubory cookie slouží k celé řadě účelů. Používají se například k ukládání vašich nastavení bezpečného vyhledávání, k výběru relevantních reklam, ke sledování počtu návštěvníků na stránce, k usnadnění registrace nových služeb, k ochraně vašich dat nebo k ukládání nastavení reklam. Používání souborů cookies můžete však odmítnout volbou v příslušném nastavení ve vašem prohlížeči.

 

Fotografování a pořizování zvukových a obrazových záznamů

V rámci akcí a výstav pořádaných v prostorách KKFBZ mohou být pořizovány fotografie, obrazové a zvukové záznamy za účelem dokumentace a prezentace činnosti knihovny v prostředí internetu, prostřednictvím oficiálních webových stránek anebo účtů na sociálních sítích knihovny či prostřednictvím mediálních výstupů jak v prostředí internetu, tak v tradičním tisku. Návštěvníci jsou vždy o fotografování v rámci akce informováni, a pokud s fotografováním nebo pořizováním jiných záznamů nesouhlasíte, upozorněte na to předem organizátora příslušné akce. KKFBZ nenese odpovědnost za záznamy pořízené a zveřejněné jinými subjekty.

 

Jaká máte práva ve vztahu ke svým osobním údajům

a)     Právo na přístup k osobním údajům – každý, jehož osobní údaje knihovna zpracovává, má právo vědět, jaké údaje to jsou, za jakými účely jsou zpracovávány, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho budou zpracovávány, Můžete se ptát na konkrétní údaje, ale můžete žádat i seznam veškerých zpracovávaných údajů, tedy nejen těch, které jste sám knihovně dal, ale i těch, které později z Vaší činnosti vyplynuly. Alespoň první kopii všech údajů musíte dostat zdarma, pokud žádost podáváte v  elektronické formě, knihovna poskytne informace v elektronické podobě, která se běžně užívá, pokud nežádáte o jiný způsob. Za další poskytnutí pak může knihovna požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů.

 b)   Právo na opravu osobních údajů – knihovna zpracovává pouze pravdivé a přesné osobní údaje, které za tímto účelem ověřuje. Na Vaši žádost knihovna bez zbytečného dokladu zajistí opravu nepřesných údajů nebo jejich doplnění a aktualizaci.

c)    Právo na výmaz osobních údajů (být zapomenut) – máte právo na úplnou nebo částečnou likvidaci osobních údajů, které o Vás knihovna uchovává, pokud již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, odvoláte souhlas a neexistuje žádný další důvod pro zpracování, vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo je zpracování je protiprávní. Žádosti knihovna vyhoví v tom rozsahu, ve kterém údaje již nepotřebuje pro účely, kvůli kterým je zpracovává a pokud nemáte vůči knihovně žádný dluh.

d)    Právo na omezení zpracování osobních údajů – jedná se o dočasné opatření v případech, kdy není jasné, zda a kdy se budou muset Vaše osobní údaje odstranit, např. dokud se nevyřeší sporné otázky ohledně zpracování Vašich osobních údajů, pokud popíráte přesnost osobních údajů, zpracování je protiprávní, ale místo výmazu osobních údajů chcete jejich zpracování pouze omezit, knihovna již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale Vy ano, nebo pokud byla vznesena námitka proti zpracování. Omezení zpracování mělo být zajištěno technickými prostředky tak, aby se na osobní údaje již nevztahovaly žádné další operace zpracování a aby nemohly být změněny. Knihovna může mít osobní údaje pouze uloženy a další zpracování je podmíněno Vaším souhlasem, případně tím, že tyto údaje jsou potřeba z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.

 e)   Právo na přenositelnost osobních údajů – máte právo požádat o bezplatnou kopii svých osobních údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Týká se to údajů, které knihovně zpracovává automatizovaně a získala je od Vás na základě smlouvy nebo souhlasu.

f)    Právo vznést námitku – právo vznést námitku Vám dává možnost bránit se zpracování svých osobních údajů, a to zejména v případech, kdy jste nemohli ovlivnit skutečnost, že jsou Vaše údaje zpracovávány, např. dle veřejného zájmu nebo oprávněného zájmu knihovny. Knihovna osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami. Dále můžete toto právo využít a kdykoli vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů pro účely přímého marketingu.

g)    Právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování – právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro Vás právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem dotýká.

h)    Právo podat stížnost u dozorového úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů).

Ochrana osobních údajů v ČR

Česká republika je jako členská země Evropské unie povinna respektovat jednotnou legislativu Evropské unie. V současné době pro ochranu osobních údajů je to zejména Nařízení 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, známé také jako GDPR, které je účinné od 25. 5. 2018. Dohled nad dodržováním Nařízení má Úřad pro ochranu osobních údajů, na který je možné se obrátit v případě stížnosti, dotazu nebo prošetření nejasností. Budeme však rádi, pokud se s podnětem ohledně svých osobních údajů obrátíte nejprve na referenta pro správu osobních údajů KKFBZ, kterým je:

Mgr. Dagmar Marušáková

tel. 573 032 506

referent.oou [at] kfbz.cz

 Žádost subjektu údajů

 

 

Poslední změna: 28.05.2018